Todo lo que necesitas saber para gestionar tu espacio en Vilok · Mayo 2026
Esta guía recoge todo lo que necesitas saber para gestionar tu espacio en la plataforma desde el primer día.
| Responsabilidad | En qué consiste |
|---|---|
| Gestión de reservas | Aceptar o rechazar solicitudes en un máximo de 24 horas desde que las recibes. |
| Calendario | Mantenerlo siempre actualizado y bloquear fechas con eventos propios para evitar conflictos con las reservas de la plataforma. |
| Instrucciones de acceso | Enviar al usuario las instrucciones de acceso específicas de tu espacio por la mensajería interna de Vilok, al menos 24 horas antes del evento. |
| Notificación de incidencias | Tras el evento, tienes un máximo de 48 horas para notificar a Vilok cualquier incidencia o daño, adjuntando fotos y evidencias. El depósito de seguridad lo gestionas tú directamente con el usuario, fuera de la plataforma. |
| Valoraciones | Valorar al usuario tras cada evento. Las valoraciones son públicas y mejoran la visibilidad del espacio en la plataforma. |
Durante el proceso de certificación acordamos juntos las tarifas de tu espacio, que quedan reflejadas en tu anuncio. A continuación te explicamos cómo funciona el sistema de precios y comisiones.
| Concepto | Detalle |
|---|---|
| Precio por día de la semana | Fijas tus tarifas para cada día (de lunes a domingo) por separado. Esto te permite cobrar más en los días de mayor demanda y mantener precios más bajos los días tranquilos. |
| Dos tarifas por día | Para cada día fijas un precio por hora y un precio de día completo (cuando el usuario reserva todas tus horas comerciales). |
| Dos franjas de capacidad | Puedes diferenciar el precio según el tamaño del grupo: una franja para grupos pequeños (hasta la mitad del aforo, opcional) y otra para grupos grandes (desde la mitad hasta el aforo total, obligatoria). Si dejas la primera vacía, se aplica la tarifa principal a cualquier grupo. |
| Mínimo de horas | Se establece un mínimo de horas por reserva, acordado contigo antes de publicar. |
| Consejos de precios | Vilok te orienta con porcentajes recomendados (por ejemplo, sobreprecio para viernes, sábado y domingo, y un 20% de descuento en el día completo). Son orientativos: tú decides. |
| Incluido en la reserva | Tú decides qué incluye la reserva base: zonas disponibles, equipamiento y servicios. Todo queda documentado en el anuncio. |
| Servicios adicionales | Puedes ofrecer servicios extras (catering, fotografía, barra, etc.) que se publican como referencia en el anuncio. Las condiciones se negocian por mensajería interna de Vilok, pero el pago se gestiona directamente fuera de la plataforma. |
Vilok cobra el 15% de comisión sobre el precio base de cada reserva completada. El usuario paga por separado un 10% adicional sobre el precio del espacio. Esa comisión del usuario no reduce lo que tú recibes: tu liquidación se calcula siempre sobre el precio que tú fijas, menos tu 15%. Tu ingreso llega a tu cuenta en un plazo de 4 días hábiles tras el evento, máximo 7 días hábiles si hubiera alguna incidencia en trámite.
Cada vez que un usuario solicita tu espacio, recibirás un correo electrónico y una notificación en la plataforma con todos los datos del formulario de reserva.
| Campo | Qué te indica |
|---|---|
| Nombre del usuario | Nombre completo de quien realiza la solicitud. |
| Correo electrónico | Email de contacto del usuario. |
| Fecha del evento | El día concreto para el que solicita el espacio. |
| Horario de inicio | Hora a la que comenzará el evento. |
| Horario de finalización | Hora a la que terminará el evento. |
| Tipo de evento | Categoría del evento: cumpleaños, aniversario, celebración familiar, evento corporativo, sesión fotográfica, etc. |
| Nº de personas | Número de asistentes previsto. |
| Perfil de asistentes | Tipo de grupo: familia, amigos, compañeros de trabajo, etc. |
| Mensaje libre (opcional) | Campo de texto libre donde el usuario puede escribir cualquier duda, necesidad o petición especial. Léelo siempre con atención. |
Desde que un usuario solicita el espacio hasta que recibes tu ingreso, el proceso sigue siempre los mismos pasos.
Te llega un email y una notificación en la plataforma con todos los datos: nombre del usuario, fecha, horario, tipo de evento, número de asistentes y perfil del grupo. Tienes 24 horas para responder.
Revisa la solicitud en la plataforma. Si todo está correcto, acéptala. Si hay algún impedimento razonable, puedes rechazarla indicando el motivo. Cuanto más rápida sea tu respuesta, mejor reputación tiene tu espacio.
Tras tu aceptación, el usuario completa el pago en la plataforma. No gestionas ningún cobro — Vilok lo procesa todo automáticamente.
Con al menos 24 horas de antelación, envía al usuario por la mensajería interna de Vilok las instrucciones de acceso a tu espacio: cómo llegar, cómo entrar, a quién llamar en caso de incidencia y dónde aparcar.
El usuario disfruta del espacio. Ese mismo día recoges el depósito de seguridad directamente del usuario. Si surge cualquier problema, contacta con Vilok.
Tienes 48 horas para notificar a Vilok cualquier incidencia o daño, con fotos y evidencias. Si no hay incidencias, devuelves el depósito al usuario en ese mismo plazo. Tu ingreso llega a tu cuenta en 4 días hábiles (máximo 7). Valora al usuario: las valoraciones mejoran la visibilidad de tu espacio.
Cada reserva puede incluir un depósito de seguridad que funciona como garantía ante posibles daños al espacio o su equipamiento. El importe lo fijas tú libremente y queda reflejado en tu anuncio, de modo que el usuario lo conoce antes de confirmar la reserva. Es una gestión directa entre tú y el usuario: lo cobras, lo custodias y lo devuelves tú, fuera de la plataforma de pago de Vilok. Vilok informa del importe al usuario por transparencia, pero no lo cobra, no lo mueve ni garantiza su devolución; sí puede mediar en caso de disputa.
| Situación | Qué ocurre |
|---|---|
| Sin incidencias | Si no notificas ninguna incidencia en las 48 horas posteriores al evento, devuelves el depósito al usuario. No tienes que gestionar nada con Vilok. |
| Con incidencia | Notifica a Vilok antes de que pasen las 48 horas, adjuntando fotos o evidencias del daño. Puedes retener el depósito total o parcialmente si acreditas los desperfectos. Vilok mediará en caso de disputa. |
| Retención injustificada | Si retienes el depósito sin aportar evidencias en el plazo establecido, Vilok puede aplicar aviso formal, reducción de visibilidad del anuncio o suspensión temporal del espacio. |
El proceso es sencillo y tú tienes el control en cada paso. Configura tu anuncio desde tu panel antes de enviarlo a revisión.
| Paso | Qué hace el anfitrión |
|---|---|
| 1. Regístrate | Crea tu cuenta en vilok.es eligiendo el perfil de anfitrión. Si ya tienes cuenta como usuario, pulsa «Publicar mi espacio» en tu panel. |
| 2. Formulario de cualificación | Rellena el formulario de 4 preguntas: tipo de espacio, ciudad, capacidad y descripción. Vilok lo revisa en máximo 24 horas y te confirma por email cuando esté aprobado. |
| 3. Configura tu anuncio | Completa las secciones de tu anuncio desde tu panel, a tu ritmo: información básica, fotos, características, disponibilidad, precios, servicios opcionales, detalles importantes, eventos ideales, normas del espacio, política de cancelación, depósito de seguridad y localización. Cada sección se guarda en borrador hasta que la completas. La sección de reseñas se genera sola con las valoraciones de tus usuarios. |
| 4. Solicita publicación | Pulsa «Publicar mi anuncio» cuando esté listo. Vilok lo revisa (con certificación) en un máximo de 24 horas. |
| 5. ¡Publicado! | Recibes un email con enlace directo a tu anuncio. Ya estás visible en vilok.es y listo para recibir tus primeras solicitudes. |